De wet van Parkinson
Neen, het gaat niet over een fysieke ziekte, maar over een bedrijfskwaal. C. Northcote Parkinson, toentertijd hoogleraar aan de Raffles-universiteit van Singapore, formuleerde zijn eerste Wet in de jaren ’50 van de vorige eeuw: 'work expands to fill the time available'. Als je méér tijd hebt om iets te doen, neem je die tijd ook.
Hij illustreerde zijn stelling in een artikel met prachtige voorbeelden over hoe veel tijd het kan kosten om een ansichtkaart te sturen als je de tijd hebt (een dag) en hoe kort als je druk bent (3 minuten). Maar in feite ging zijn artikel over kantoorwerk en hoe dit kan uit groeien en bloeien als bureaucratieën de kans krijgen.
Hij baseerde zijn wet onder meer op een onderzoek dat hij uitvoerde naar het Engelse Ministerie van Koloniën uit het midden van de vorige eeuw: terwijl het aantal kolonies afnam, nam het aantal ambtenaren op het ministerie toe. Hij had daar een imposante rekenkundige formule bij ontwikkeld, die gebaseerd is op het feit dat mensen, als ze de kans krijgen, hun eigen positie belangrijker maken door extra medewerkers te ‘regelen’.
Vanwege deze wet is het in bezuinigingsoperaties altijd goed om extra kritisch te kijken naar mensen die kantoorwerk verrichten waarbij prestaties niet strak geformuleerd zijn en waarbij op het beheer en de inrichting van processen wordt gestuurd.
Stel een afdeling beheert een ingewikkeld administratief systeem (vastgoed, GBA, of andere grote pakketten) en heeft 2 of 2,5 of een ander afgerond aantal formatieplaatsen om die beheersing te doen. Stel in dit geval 2 fte. Waarom is dat 2,0, en niet 2,34? Of juist 1,23? Of willekeurig welk ander getal? Waarom moet het de afgesproken hoeveelheid tijd kosten?
Een bevredigend antwoord is alleen te vinden in gesprek met de mensen die dat werk doen. Probeer te kwantificeren: wat voor vragen krijgen ze van andere mensen? Hoeveel? Moeilijke? Makkelijke? Vragen om informatie, of vragen om iets te doen of te laten? Hoe vaak gaat er iets in een administratief systeem kapot? Blijf doorvragen!!!
Vaak is het ook handig om als aanjager van een gesprek vergelijkbare taken met elkaar te vergelijken. Meestal blijken er dan grote verschillen tussen het beschikbaar aantal uren te bestaan.
Je kunt de vraag ook omdraaien: wat gaat er fout als we nog maar de helft van de formatie beschikbaar stellen?
Het is niet anders dan bij een gewone ziekte: blijf vragen en blijf zoeken en vraag je altijd af waar die omvangrijke formatie door komt.
Om nog maar even Parkinson te citeren: “Granted that work (and especially paper work) is thus elastic in its demands on time,it is manifest that there need be little or no relationship between the work to be done and the size of the staff to which it may be assigned.” Ga er niet als vanzelfsprekend van uit dat de bestaande formatie in een redelijke verhouding tot het te verrichten werk staat!
Het einddoel is de ondersteunende formatie zo scherp en sober mogelijk in te richten, zodat er zoveel mogelijk capaciteit beschikbaar is om de direct productieve taken voor de burgers uit te voeren. Dat is in het belang van de burgers, van het bestuur, maar uiteindelijk ook van de medewerkers, want wat is er in het werk mooier dan een taak die precies past bij de mogelijkheden die je hebt?
Oh ja, en natuurlijk gaat dit niet alleen over gemeenten, maar over elk bedrijf dat kantoorwerkzaamheden uitvoert.